بررسی پیشرفت پروژه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، گام سازمان منطقه آزاد کیش برای تحول فرآیندها و استقرار پنجره واحد خدمات

به گزارش روابط عمومی و امور بین‌الملل سازمان منطقه آزاد کیش، هشتمین جلسه شورای معاونان و مدیران سازمان منطقه آزاد کیش، با حضور محمد کبیری مدیرعامل سازمان منطقه آزاد کیش، معاونان و مدیران سازمان، مدیران عامل شرکت‌های تابعه، معاونان و مدیران این شرکت‌ها و رؤسای ادارات سازمان و شرکت‌های تابعه در سالن خلیج فارس مرکز همایش‌های بین‌المللی کیش برگزار شد.

در این نشست، گزارش پیشرفت پروژه «مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار سازمان منطقه آزاد کیش» ارائه شد؛ پروژه‌ای که با هدف شناسایی، بازطراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی، حذف رویه‌های زائد، افزایش چابکی سازمان و ایجاد زیرساخت لازم برای استقرار پنجره واحد خدمات در حال اجراست.

کبیری: فرآیندهای سازمانی باید در خدمت ذی‌نفعان باشد

محمد کبیری، مدیرعامل سازمان منطقه آزاد کیش، در این نشست با اشاره به ضرورت بازنگری مستمر در فرآیندهای سازمانی اظهار داشت: سازمانی که چند دهه از فعالیت آن می‌گذرد، به مرور زمان با انباشت برخی رویه‌های عرفی، ذهنی و فرآیندهای غیرضروری مواجه شده است؛ بنابراین بهبود مستمر فرآیندها برای افزایش بهره‌وری و ارائه خدمات مطلوب، یک ضرورت است.

وی با بیان اینکه مرحله کنونی پروژه، مرحله شناخت دقیق فرآیندهای موجود است، افزود: مدیران و کارشناسان باید فرآیندهای حوزه مسئولیت خود را با دقت بررسی کرده و دیدگاه‌ها و پیشنهادهای اصلاحی خود را ارائه کنند؛ چرا که اطلاعات این مرحله، مبنای طراحی فرآیندهای آینده سازمان خواهد بود.

مدیرعامل سازمان منطقه آزاد کیش، استقرار پنجره واحد خدمات را یکی از مهم‌ترین اهداف این پروژه عنوان کرد و گفت: اگر پایه و اساس فرآیندها به درستی طراحی نشود، اصلاح آنها در مراحل بعدی بسیار دشوار خواهد بود؛ از این رو همه واحدهای سازمان باید با نگاه مسئولانه و کارشناسی در این مسیر مشارکت کنند.

کبیری با تأکید بر اینکه فرآیندهای سازمانی باید در خدمت مردم و ذی‌نفعان باشند، تصریح کرد: مالک واقعی فرآیندها مدیران نیستند؛ بلکه ذی‌نفعانی هستند که انتظار دارند خدمات مورد نیاز خود را در کوتاه‌ترین زمان، با بیشترین شفافیت و در سالم‌ترین بستر ممکن دریافت کنند.

وی افزود: بسیاری از رویه‌هایی که طی سال‌های گذشته به فرآیندهای اداری افزوده شده‌اند، الزام قانونی نداشته و صرفاً بر اساس عرف شکل گرفته‌اند؛ بنابراین باید با نگاه کارشناسی، مراحل زائد، تکراری و زمان‌بر شناسایی و حذف شوند تا مسیر ارائه خدمات برای سرمایه‌گذاران، فعالان اقتصادی و کیشوندان تسهیل شود.

مدیرعامل سازمان منطقه آزاد کیش همچنین با قدردانی از همکاری مدیران، کارشناسان و تیم مشاور پروژه، این طرح را یکی از مهم‌ترین برنامه‌های تحول اداری سازمان برشمرد و اظهار داشت: نتیجه این پروژه، ایجاد سازمانی چابک‌تر، شفاف‌تر و کارآمدتر خواهد بود که بتواند پاسخگوی نیازهای امروز و آینده جزیره کیش باشد.

ورود پروژه به مرحله طراحی فرآیندهای مطلوب

در ادامه این نشست، فاطمه پهلوانی، مدیر پروژه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار سازمان منطقه آزاد کیش، با ارائه گزارشی از روند اجرای این طرح اظهار داشت: این پروژه از مهرماه سال گذشته با رویکرد «معماری سازمانی» آغاز شده و هدف آن بررسی یکپارچه فرآیندها، ساختار، داده‌ها، سامانه‌های اطلاعاتی و زیرساخت‌های فناوری برای فراهم‌سازی زمینه تحول دیجیتال و ارائه خدمات هوشمند است.

وی با اشاره به تکمیل مراحل شناسایی، مستندسازی و تحلیل فرآیندهای موجود افزود: پروژه اکنون وارد مرحله طراحی فرآیندهای مطلوب شده است و موفقیت این مرحله نیازمند مشارکت مستقیم مدیران و کارشناسان سازمان در بررسی فرآیندهای حوزه فعالیت خود و ارائه پیشنهادهای اصلاحی است.

پهلوانی تأکید کرد: مدل نهایی فرآیندها باید بر اساس شناخت دقیق وضعیت موجود، نیازهای واقعی سازمان و بهره‌گیری از تجارب مدیریتی شکل گیرد تا زمینه ایجاد یک معماری سازمانی یکپارچه، کاهش بروکراسی، ارتقای بهره‌وری و استقرار پنجره واحد خدمات در سازمان منطقه آزاد کیش فراهم شود.

وی همچنین ابراز امیدواری کرد پس از تکمیل فاز نخست پروژه در سازمان، اجرای این طرح در شرکت‌ها و مؤسسات تابعه نیز دنبال شود تا چارچوب یکپارچه مدیریت فرآیندها در مجموعه سازمان منطقه آزاد کیش شکل گیرد.

گفتنی است پروژه «مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار» یکی از مهم‌ترین برنامه‌های تحول اداری سازمان منطقه آزاد کیش به شمار می‌رود که با اجرای کامل آن، زمینه هوشمندسازی خدمات، افزایش شفافیت، تسریع فرآیندهای اداری، ارتقای بهره‌وری و بهبود تجربه و رضایت سرمایه‌گذاران، فعالان اقتصادی، کیشوندان و سایر ذی‌نفعان در دریافت خدمات فراهم خواهد شد.